Cara Membuat Mail Merge di Ms. Office Word 2007, 2010, 2013

Mail merge merupakan salah satu fitur yang sangat bermanfaat di Microsoft Word. Dengan fitur Mail Merge ini, kita bisa dengan mudah membuat surat yang isinya sama tetapi ditujukan untuk banyak orang dan tempat yang berbeda-beda hanya dengan sekali kerja saja. Jadi, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak orang yang menerima surat tersebut. Kita hanya perlu membuat satu naskah surat saja yang nantinya bisa kita sisipkan data penerima yang jumlahnya banyak secara otomatis. Selain untuk surat, Mail Merge juga sering digunakan untuk membuat Sertifikat dan dokumen lain yang sifatnya masal.

Cara membuat Mail Merge di Microsoft Office Word 

1. Kita buat dulu naskah utama dokumen yang ingin dibuat. Misalnya untuk kepala surat seperti di bawah ini {beri jarak untuk menaruh nama dan alamat).

2. Kemudian kita jalankan mail merge wizard, caranya klik menu Maillings kemudian klik Start Mail Merge (pada grub start mail merge) lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

3. Akan muncul wizard di sebelah kanan. Pada step pertama kita pilih dulu document type Letters kemudian klik tombol Next di bagian bawah wizard.

4. Pada step kedua pilih User the current document. Kemudian klik Next.

5. Pada step ketiga ini kita pilih Type a new list. Kemudian klik Create.

6. Akan muncul kotak dialog baru, disinilah kita akan mengisi data nama dan alamat untuk surat nantinya. Secara default nama kolom sudah terbentuk, namun untuk penyesuaian kita buat kolom baru saja. Caranya klik Costumize Columns.

7. Kemudian hapus semua field names yang ada.

8. Setelah terhapus buat lagi yang baru dengan nama yang bisa kamu sesuaikan. Klik OK, kemudian klik OK lagi.

9. Jadi sudah terbentuk kolom yang baru dimana hanya terdiri dua kolom saja. Isikan data sesuai dengan yang akan dimasukan ke surat nanti, seperti nama dan alamat. Jika sudah klik OK.

10. Setelah klik OK, kamu akan diminta untuk menyimpan file tersebut dengan nama yang bisa kamu sesuaikan.
11. Setelah menyimpan, kamu bisa menyeleksi data mana yang akan digunakan. Setelah itu,  klik OK.

12. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
13. Letakkan kursordi bawah Kepada Yth. kemudian pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih nama.
14. Lakukan hal seperti di atas untuk menaruh data alamant. Nanti hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.

15. Untuk melihat hasilnya, klik Privew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per satu.
16. Jika ingin melihat hasil lainnya, tinggal ganti saja index nomornya menjadi nomor data pada tabel data tadi. Misal untuk melihat hasil data nomor dua, ganti saja index nomornya menjadi 2.

17. Setelah semuanya dirasa sudah benar, kita bisa menyimpannya sebagai dokumen baru ataupun mencetaknya langsung.

Untuk tahap akhir ini, kita klik tombol Finish & Merge, lalu pilih:

• Edit Individual Documents… untuk menyimpan hasil dari mail merge yang dibuat tadi ke dalam dokumen baru. Sangat disarankan untuk memilih opsi ini agar dokumen tersimpan dan tidak hilang. Pada dokumen baru ini, semua surat akan ditampilkan per halaman.
• Print Documents… untuk mencetak langsung dokumen surat langsung.

Langkah-Langkah Menggunakan Mail Merge Pada Ms.Word Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Ms.Word : Buat dahulu dokumennya atau dapat menggunakan dokumen yang sudah tersimpan pada Drive. Pilih “Mailings” pada Menubar. Pilih “Start Mail Merge”. Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard...”. Lalu akan muncul kolom Mail Merge “Select Document Type” disebelah kanan dan pilih “Letters” karena kita baru membuat dokumen. Setelah memilih tipe dokumen, lalu klik “Next: Starting Document” Lalu akan ke step berikutnya “Select Starting Document” dan pilih “Use The Current Document”. Klik “Next: Select Recipients”. Lalu akan ke step berikutnya “Select Recipients” dan pilih “Type A New List” (bila baru dibuat dokumennya). Klik “Next: Write Your Letter”. Lalu akan muncul kolom “New Address List” dan Pilih “Cuctomize Columns...”. Lalu akan muncul kolom “Customize Address List”. Hapus semua Field Names sampai kosong. Lalu klik “Add..” dan isi dengan keperluan kita. Contoh: Nama. Setelah itu ulangi langkah pada nomor 13 sampai yang kita butuhkan selesai. Setelah selesai, kolom Field Names akan berubah isinya sesuai apa yang kita butuhkan. Bila ingin mengubah klik “Rename...”. Lalu klik “OK”. Lalu kolom “New Address List” akan berubah dan kita siap mengisi data pada kolom Nama, Telepon, Alamat dan Kode Pos. Bila ingin menambah kolom baru, klik “New Entry”. Setelah diisi dengan lengkap, klik “OK” dan akan muncul kolom “Save Address List” dan kita edit file namenya sesuai dengan keinginan kita. Contoh: Reuni Universitas Gunadarma. Setelah sudah mengsave dokumen kita, akan muncul kolom “Mail Merge Recipients”. Bila kita ingin mengurutkan maka klik “Sort...” dan akan muncul kolom “Filter and Sort”. Pilih apa yang akan kita urutkan lalu pilih Ascending. Bila kita pilih “Ascending” maka akan berurut dari huruf awal – akhir (A-Z) dan bila kita memilih “Descending” maka akan berurut dari huruf akhir – awal (Z-A). Lalu klik “OK”. Setelah itu akan berurutan berdarkan nama. Lalu klik “OK”. Lalu klik “Next: Write Your Letter”. Arahkan kursor setelah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Nama lalu insert dan arahkan kursor setelah Nama, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Telepon lalu insert. Arahkan kursor dibawah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Alamat dan insert. Arahkan kursor dibawah alamat, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Kode Pos dan insert. Lalu pilih “Preview Result” dan dokumen akan menjadi seperti gambar dibawah ini: Bila ingin mengubah data, klik tanda ( ▶ ) atau klik “Next: Preview Your Letters” dan klik tanda (>>) pada step 5. Lalu klik “Next: Complete The Merge”. Mail Merge selesai dan dapat diprint atau diedit kembali sesuai dengan kebutuhan. (Pada Step 6 of 6) Sebelum Di "Insert Mail Field" Sesudah Di "Insert Merge Field" Setelah di "Preview Result"

Copy the BEST Traders and Make Money : http://ow.ly/KNICZ

Langkah-Langkah Menggunakan Mail Merge Pada Ms.Word Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Ms.Word : Buat dahulu dokumennya atau dapat menggunakan dokumen yang sudah tersimpan pada Drive. Pilih “Mailings” pada Menubar. Pilih “Start Mail Merge”. Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard...”. Lalu akan muncul kolom Mail Merge “Select Document Type” disebelah kanan dan pilih “Letters” karena kita baru membuat dokumen. Setelah memilih tipe dokumen, lalu klik “Next: Starting Document” Lalu akan ke step berikutnya “Select Starting Document” dan pilih “Use The Current Document”. Klik “Next: Select Recipients”. Lalu akan ke step berikutnya “Select Recipients” dan pilih “Type A New List” (bila baru dibuat dokumennya). Klik “Next: Write Your Letter”. Lalu akan muncul kolom “New Address List” dan Pilih “Cuctomize Columns...”. Lalu akan muncul kolom “Customize Address List”. Hapus semua Field Names sampai kosong. Lalu klik “Add..” dan isi dengan keperluan kita. Contoh: Nama. Setelah itu ulangi langkah pada nomor 13 sampai yang kita butuhkan selesai. Setelah selesai, kolom Field Names akan berubah isinya sesuai apa yang kita butuhkan. Bila ingin mengubah klik “Rename...”. Lalu klik “OK”. Lalu kolom “New Address List” akan berubah dan kita siap mengisi data pada kolom Nama, Telepon, Alamat dan Kode Pos. Bila ingin menambah kolom baru, klik “New Entry”. Setelah diisi dengan lengkap, klik “OK” dan akan muncul kolom “Save Address List” dan kita edit file namenya sesuai dengan keinginan kita. Contoh: Reuni Universitas Gunadarma. Setelah sudah mengsave dokumen kita, akan muncul kolom “Mail Merge Recipients”. Bila kita ingin mengurutkan maka klik “Sort...” dan akan muncul kolom “Filter and Sort”. Pilih apa yang akan kita urutkan lalu pilih Ascending. Bila kita pilih “Ascending” maka akan berurut dari huruf awal – akhir (A-Z) dan bila kita memilih “Descending” maka akan berurut dari huruf akhir – awal (Z-A). Lalu klik “OK”. Setelah itu akan berurutan berdarkan nama. Lalu klik “OK”. Lalu klik “Next: Write Your Letter”. Arahkan kursor setelah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Nama lalu insert dan arahkan kursor setelah Nama, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Telepon lalu insert. Arahkan kursor dibawah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Alamat dan insert. Arahkan kursor dibawah alamat, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Kode Pos dan insert. Lalu pilih “Preview Result” dan dokumen akan menjadi seperti gambar dibawah ini: Bila ingin mengubah data, klik tanda ( ▶ ) atau klik “Next: Preview Your Letters” dan klik tanda (>>) pada step 5. Lalu klik “Next: Complete The Merge”. Mail Merge selesai dan dapat diprint atau diedit kembali sesuai dengan kebutuhan. (Pada Step 6 of 6)

Copy the BEST Traders and Make Money : http://ow.ly/KNICZ

Langkah-Langkah Menggunakan Mail Merge Pada Ms.Word Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Ms.Word : Buat dahulu dokumennya atau dapat menggunakan dokumen yang sudah tersimpan pada Drive. Pilih “Mailings” pada Menubar. Pilih “Start Mail Merge”. Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard...”. Lalu akan muncul kolom Mail Merge “Select Document Type” disebelah kanan dan pilih “Letters” karena kita baru membuat dokumen. Setelah memilih tipe dokumen, lalu klik “Next: Starting Document” Lalu akan ke step berikutnya “Select Starting Document” dan pilih “Use The Current Document”. Klik “Next: Select Recipients”. Lalu akan ke step berikutnya “Select Recipients” dan pilih “Type A New List” (bila baru dibuat dokumennya). Klik “Next: Write Your Letter”. Lalu akan muncul kolom “New Address List” dan Pilih “Cuctomize Columns...”. Lalu akan muncul kolom “Customize Address List”. Hapus semua Field Names sampai kosong. Lalu klik “Add..” dan isi dengan keperluan kita. Contoh: Nama. Setelah itu ulangi langkah pada nomor 13 sampai yang kita butuhkan selesai. Setelah selesai, kolom Field Names akan berubah isinya sesuai apa yang kita butuhkan. Bila ingin mengubah klik “Rename...”. Lalu klik “OK”. Lalu kolom “New Address List” akan berubah dan kita siap mengisi data pada kolom Nama, Telepon, Alamat dan Kode Pos. Bila ingin menambah kolom baru, klik “New Entry”. Setelah diisi dengan lengkap, klik “OK” dan akan muncul kolom “Save Address List” dan kita edit file namenya sesuai dengan keinginan kita. Contoh: Reuni Universitas Gunadarma. Setelah sudah mengsave dokumen kita, akan muncul kolom “Mail Merge Recipients”. Bila kita ingin mengurutkan maka klik “Sort...” dan akan muncul kolom “Filter and Sort”. Pilih apa yang akan kita urutkan lalu pilih Ascending. Bila kita pilih “Ascending” maka akan berurut dari huruf awal – akhir (A-Z) dan bila kita memilih “Descending” maka akan berurut dari huruf akhir – awal (Z-A). Lalu klik “OK”. Setelah itu akan berurutan berdarkan nama. Lalu klik “OK”. Lalu klik “Next: Write Your Letter”. Arahkan kursor setelah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Nama lalu insert dan arahkan kursor setelah Nama, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Telepon lalu insert. Arahkan kursor dibawah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Alamat dan insert. Arahkan kursor dibawah alamat, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Kode Pos dan insert. Lalu pilih “Preview Result” dan dokumen akan menjadi seperti gambar dibawah ini: Bila ingin mengubah data, klik tanda ( ▶ ) atau klik “Next: Preview Your Letters” dan klik tanda (>>) pada step 5. Lalu klik “Next: Complete The Merge”. Mail Merge selesai dan dapat diprint atau diedit kembali sesuai dengan kebutuhan. (Pada Step 6 of 6) Sebelum Di "Insert Mail Field" Sesudah Di "Insert Merge Field" Setelah di "Preview Result"

Copy the BEST Traders and Make Money : http://ow.ly/KNICZ

Langkah-Langkah Menggunakan Mail Merge Pada Ms.Word Langkah-langkah menggunakan Mail Merge pada Ms.Word : Buat dahulu dokumennya atau dapat menggunakan dokumen yang sudah tersimpan pada Drive. Pilih “Mailings” pada Menubar. Pilih “Start Mail Merge”. Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard...”. Lalu akan muncul kolom Mail Merge “Select Document Type” disebelah kanan dan pilih “Letters” karena kita baru membuat dokumen. Setelah memilih tipe dokumen, lalu klik “Next: Starting Document” Lalu akan ke step berikutnya “Select Starting Document” dan pilih “Use The Current Document”. Klik “Next: Select Recipients”. Lalu akan ke step berikutnya “Select Recipients” dan pilih “Type A New List” (bila baru dibuat dokumennya). Klik “Next: Write Your Letter”. Lalu akan muncul kolom “New Address List” dan Pilih “Cuctomize Columns...”. Lalu akan muncul kolom “Customize Address List”. Hapus semua Field Names sampai kosong. Lalu klik “Add..” dan isi dengan keperluan kita. Contoh: Nama. Setelah itu ulangi langkah pada nomor 13 sampai yang kita butuhkan selesai. Setelah selesai, kolom Field Names akan berubah isinya sesuai apa yang kita butuhkan. Bila ingin mengubah klik “Rename...”. Lalu klik “OK”. Lalu kolom “New Address List” akan berubah dan kita siap mengisi data pada kolom Nama, Telepon, Alamat dan Kode Pos. Bila ingin menambah kolom baru, klik “New Entry”. Setelah diisi dengan lengkap, klik “OK” dan akan muncul kolom “Save Address List” dan kita edit file namenya sesuai dengan keinginan kita. Contoh: Reuni Universitas Gunadarma. Setelah sudah mengsave dokumen kita, akan muncul kolom “Mail Merge Recipients”. Bila kita ingin mengurutkan maka klik “Sort...” dan akan muncul kolom “Filter and Sort”. Pilih apa yang akan kita urutkan lalu pilih Ascending. Bila kita pilih “Ascending” maka akan berurut dari huruf awal – akhir (A-Z) dan bila kita memilih “Descending” maka akan berurut dari huruf akhir – awal (Z-A). Lalu klik “OK”. Setelah itu akan berurutan berdarkan nama. Lalu klik “OK”. Lalu klik “Next: Write Your Letter”. Arahkan kursor setelah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Nama lalu insert dan arahkan kursor setelah Nama, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Telepon lalu insert. Arahkan kursor dibawah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Alamat dan insert. Arahkan kursor dibawah alamat, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Kode Pos dan insert. Lalu pilih “Preview Result” dan dokumen akan menjadi seperti gambar dibawah ini: Bila ingin mengubah data, klik tanda ( ▶ ) atau klik “Next: Preview Your Letters” dan klik tanda (>>) pada step 5. Lalu klik “Next: Complete The Merge”. Mail Merge selesai dan dapat diprint atau diedit kembali sesuai dengan kebutuhan. (Pada Step 6 of 6) Sebelum Di "Insert Mail Field" Sesudah Di "Insert Merge Field" Setelah di "Preview Result"

Copy the BEST Traders and Make Money : http://ow.ly/KNICZ